Как превратить сообщение клиента в задачу с контекстом

«Пришлите исправленный макет к четвергу» — уже поручение, хотя пока оно выглядит как обычное сообщение. Если просто ответить «сделаем», у команды не появятся ни исполнитель, ни срок. Задача нужна в тот момент, когда просьба требует отдельного действия и её результат можно проверить.

Выберите сообщение, в котором есть действие

Откройте клиентский диалог и найдите конкретную просьбу. Несколько соседних сообщений могут содержать уточнения, но исходным лучше выбрать то, из которого понятно, почему возникла задача. Проверьте, что это нужный клиент и что просьба ещё актуальна. Если условия изменились, сначала согласуйте новый результат.

Создайте задачу из меню сообщения

1. Откройте меню действий нужного сообщения и выберите «Создать задачу».
2. Сформулируйте название как результат: «Отправить исправленный макет», а не «Ответить клиенту».
3. Добавьте детали, без которых исполнитель не сможет начать: что исправить и какой вариант клиент согласовал.
4. Назначьте ответственного и срок, затем сохраните задачу.

UniFix связывает созданную задачу с исходным сообщением. Исполнитель получает контекст просьбы, а не только пересказ. Доступ к источнику зависит от прав на переписку: создание задачи не должно открывать сотруднику недоступный диалог.

Посмотрите, как это устроено: возможности UniFix для вашей команды ↗.

Не копируйте весь чат в название задачи

Название должно читаться в списке задач. Детали оставьте в описании, а обсуждение — в чате задачи. Если в просьбе два независимых результата, создайте две задачи из одного сообщения: например, исправить макет и отдельно уточнить способ доставки. Это позволяет назначить разных исполнителей и проверить каждую часть.

Если поручение относится ко всему диалогу

В клиентском чате UniFix также есть действие «Создать задачу» в шапке и информации о диалоге. Это удобно, когда результат обсуждали несколькими сообщениями. Заготовку нужно проверить: замените общее название на понятный результат и уточните описание перед сохранением. Не полагайтесь на автоматически собранный текст как на окончательное поручение.

Завершите работу и ответьте клиенту

1. Исполнитель фиксирует результат в задаче и переводит её в завершённое состояние.
2. Менеджер проверяет, что просьба выполнена, и отправляет результат в клиентский диалог.
3. Если ответ клиента требует новой работы, создайте следующий шаг с новым результатом и сроком.

Завершение задачи само по себе не означает, что клиент получил ответ. Договоритесь внутри команды, кто отправляет результат и кто проверяет реакцию. Тогда сообщение становится началом понятного процесса, а не обещанием, которое осталось в истории чата.